Loi ALUR : dématérialisation des documents de la copropriété

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Sujet brûlant de l’actualité de la copropriété, la loi ALUR dématérialisation des documents dans un intranet / extranet fait beaucoup parler d’elle. Mais concrètement, que spécifie l’article 38 ? ma-residence.fr vous donne le détail et ses implications.

Loi ALUR : l’article 38 de la loi de 1965 relatif à l’obligation d’Intranet dans les copropriétés.

Voici la nouvelle disposition introduite dans la loi de 1965 :
« Le syndic est chargé (…) de proposer, à compter du 1er janvier 2015, lorsque le syndic est un syndic professionnel, un accès en ligne sécurisé aux documents dématérialisés relatifs à la gestion de l’immeuble ou des lots gérés, sauf décision contraire de l’assemblée générale prise à la majorité de l’article 25 de la présente loi. Cet accès est différencié selon la nature des documents mis à la disposition des membres du syndicat de copropriétaires ou de ceux du conseil syndical ».

Est-ce nécessaire de payer votre syndic en plus pour la dématérialisation des documents ?

Ma-residence.fr propose déjà depuis plusieurs années la mise en place d’une plateforme qui répond  à l’obligation de la loi ALUR sur la dématérialisation. Certains Syndics vous proposent déjà des extranets, mais si le votre n’est pas équipé rien ne vous oblige à payer en plus pour ce service. Il vous suffit d’ouvrir un espace sur ma-residence.fr
En effet, pour le Conseil Syndical et les copropriétaires, l’utilisation de ma-residence.fr est gratuite et permet de dépasser le simple cadre des obligations de la loi ALUR. Le site offre un espace privé et sécurisé pour chaque immeuble afin de faciliter la communication au sein de la copropriété avec des documents (dématérialisation donc) mais aussi des échanges possibles entre conseillers syndicaux, copropriétaires et également locataires.

Au delà de la dématérialisation : un site pour l’entraide entre voisins

ma-residence.fr a une autre spécificité, c’est de favoriser l’entraide entre voisins : prêt d’outils ou d’ustensiles de cuisine, aide en cas d’absence, coup de main en bricolage… Le site permet également d’échanger des bons plans entre voisins et de s’informer sur la vie du quartier.

Les syndics concernés

Les syndics peuvent aussi avoir leur intérêt à utiliser ma-residence.fr. Ils éviteront ainsi les coûts liés au développement et à la maintenance d’un logiciel propriétaire, et bénéficieront de l’expertise du réseau, qui a déjà déployé sa solution dans près de 30 000 immeubles. Des coûts réduits pour le syndic qui doivent en toute logique se traduire par une baisse de vos charges.

« Aujourd’hui c’est plus de 30 000 copropriétés qui utilisent le service : pourquoi pas la vôtre ?

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3 Comments

  1. frederic le

    Bonjour,
    Je souhaite mettre à la disposition des copropriétaires de mon immeuble, tous les plans numérisés ainsi que le règlement de copropriété et autres documetns scannés, de manière à avoir des documents archivés numériquement – mais ceci représente 13 Go !
    Pouvez-vous accepter & gérer ce genre de volume ?
    Cette question: car les documents appartiennent, de fait, AUX copropriétaires et non pas au Syndic, donc l’archivage devrait être indépendant, et sur un site pérenne.
    Qu’en pensez-vous ?
    Cordiales salutations
    fg

    • Bonjour Frédéric !
      Merci pour votre commentaire. Dans l’absolu, il est possible d’Uploader pour 13 Go de documents sur ma-residence.fr, seulement pour le moment, la taille max par document est de 2 Mo, ce qui veut dire que vous devriez mettre en ligne l’équivalent de 7000 documents pour atteindre 13 Go ! Nous allons réfléchir à un moyen de permettre l’upload de plus gros fichiers, mais en l’état nous vous conseillons plus de l’utiliser pour l’ensemble des documents « courants ».
      Vous avez tout à fait raison lorsque vous dites que les documents appartiennent au syndicat des copropriétaires et non au Syndic. L’archivage est au départ une mission du Syndic, cela fait partie de ses prérogatives. Cependant rien ne vous empêche de choisir une gestion indépendante par un tiers, voire autogérée si vous le souhaitez. Sachez cependant que si vous choisissez d’externaliser, cela vous coûtera soit du temps (auto gestion) ou de l’argent (société extérieure). le travers qui a souvent été constaté, c’est que Syndic vous font souscrire des contrat de gestion des archives, au titre que les archives « dormantes » ne sont pas de leurs ressort contrairement aux archives « courantes ». Seulement ce point n’était pas clair dans la loi et on peut considérer que le Syndic à la gestion des archives, point barre. Une externalisation vous donne l’occasion de renégocier le tarif de la prestation du Syndic puisqu’il réduira ses coûts !
      Pour résumer, nous vous conseillons plutôt pour le moment de vous contenter des archives courantes sur ma-residence.fr 🙂

      • frederic le

        Merci Quentin pour votre réponse, claire et précise.
        Mon souhait est de mettre à disposition de tous (les copropriétaires), ces documents scannés, pour éviter qu’ils disparaissent (ce qui est advenu pour certains plans) et pour qu’ils soient accessibles aux professionnels qui ont à intervenir pour travaux ou autre,( ex: Audit Energétique, …!).
        Quel est l’aspect légal de la chose, sur le site de la CNIL je n’ai pu trouver si cette opération doit être validée par un vote en AG ?
        Encore MERCI pour votre assistance.
        Cordiales salutations
        fg

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